مساعد إداري

- يجب أن يكون المرشح متقن للغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.

- الراتب (4,000)

• إدارة وتنظيم جدول أعمال المدير العام والمواعيد والاجتماعات اليومية.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وإعداد الدعوات ومحاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ التوصيات.
• استقبال الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني وفرزها وتحويلها حسب الأهمية والصلاحية.
• إعداد وصياغة وطباعة المراسلات والخطابات والتقارير الرسمية بسرية ودقة عالية.
• متابعة المعاملات الإدارية الصادرة والواردة والتأكد من إنجازها ضمن المدد المحددة.
• تنظيم وحفظ الملفات الورقية والإلكترونية وفق نظام أرشفة معتمد يضمن سهولة الرجوع إليها.
• استقبال الزوار وترتيب مواعيد مقابلاتهم مع المدير العام وفق الأولويات المعتمدة.
• التنسيق المباشر مع الإدارات والأقسام المختلفة لنقل توجيهات المدير العام ومتابعة تنفيذها.
• إعداد العروض التقديمية والتقارير الدورية الخاصة بأعمال الإدارة العليا.
• متابعة حجوزات السفر والإقامة والاجتماعات الخارجية الخاصة بالمدير العام عند الحاجة.
• الحفاظ التام على سرية المعلومات والوثائق والقرارات المتعلقة بالإدارة العليا.
• التأكد من جاهزية مكتب المدير العام والاجتماعات والوثائق المطلوبة مسبقًا.
• متابعة اعتماد التواقيع والموافقات الإدارية وفق التسلسل والصلاحيات المعتمدة.
• إعداد ملخصات يومية أو أسبوعية للمهام والمستجدات والمواضيع المعلقة.
• إدارة المراسلات الواردة من الجهات الرسمية والعملاء والشركاء والرد عليها حسب التوجيه.
• التنسيق والمتابعة مع الموردين أو الجهات الخارجية فيما يخص أعمال الإدارة العليا.
• الالتزام بالأنظمة والسياسات الداخلية والتعليمات الإدارية المعتمدة بالشركة.
• تنفيذ أي مهام إدارية أو تنظيمية أخرى تُكلف من قبل المدير العام ضمن نطاق العمل
• التعاون والعمل بروح الفريق وتحمل مسؤوليات إضافية مرتبطة بمصلحة العمل وفق توجيهات الإدارة.
• الالتزام بتطبيق السياسات والإجراءات والمعايير المهنية المعتمدة لدى الشركة.
• تنفيذ أي مهام أو متطلبات إضافية تُكلّف بها من قبل الإدارة العامة ضمن نطاق العمل.