سكرتير تنفيذي

الهدف الوظيفي:
- تقديم دعم إداري وتنظيمي متكامل للإدارة العليا يضمن كفاءة إدارة الوقت، ودقة التواصل، وسرية المعلومات، وانسيابية سير الأعمال بما يساهم في تحقيق أهداف المؤسسة

الوصف الوظيفي (المهام والمسؤوليات):
- تنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات وجدولة أعمال الإدارة العليا
- إعداد وتنسيق المراسلات الرسمية بجميع أنواعها وفق الصيغ المعتمدة
- استقبال المكالمات والزوار وتنسيق قنوات التواصل مع الجهات الداخلية والخارجية
- إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات ومتابعة تنفيذ التوصيات
- حفظ وأرشفة الملفات والوثائق إلكترونيًا وورقيًا وفق معايير السرية والتنظيم
- إعداد التقارير الدورية والعروض التقديمية حسب توجيهات الإدارة
- متابعة المعاملات الإدارية وضمان إنجازها ضمن الجداول الزمنية المحددة
- التنسيق مع الإدارات والأقسام المختلفة لضمان تكامل الأعمال
- تنظيم ترتيبات السفر والحجوزات والضيافة عند الحاجة
- إدارة البريد الوارد والصادر وتوجيهه للجهات المختصة
- الالتزام التام بسرية المعلومات والبيانات الخاصة بالإدارة
- تنفيذ أي مهام أخرى تكلف بها من قبل الإدارة العليا ضمن نطاق العمل